こんにちは！世界を飛び回るビジネスパーソンを応援する、Miumiuです。
「先週送ったメール、見てくれたかな…？」
「あのタスクの返事、まだ来ないな…催促したいけど、角が立つのは嫌だなぁ…」
こんな風に、パソコンの前でため息をついた経験、ありませんか？
そう、ビジネスシーンで地味にストレスが溜まるのが**「催促」**ですよね。
仕事を進めるためには絶対に必要。でも、一歩間違えれば「急かされている」「失礼だ」と相手に思われ、人間関係がギクシャクしてしまう可能性も…。この絶妙なサジ加減、本当に難しいですよね。
ご安心ください！
この記事では、そんなあなたの悩みを解決するために、相手との関係を壊さず、むしろ「仕事ができる人だな」と信頼される、スマートな英語での催促メール術を徹底解説します！
「ソフトなリマインダー」から「少し強めの要求」まで、状況に応じた3段階のレベル別例文を具体的に紹介するので、この記事を読めば、もう催促メールで悩むことはありません。
さあ、一緒にプロジェクトを円滑に進めるスキルを身につけましょう！
催促メールを書く前の「３つの心構え」
いきなり例文に飛びつく前に、まずはマインドセットから。これを意識するだけで、メールの文面が驚くほど変わりますよ。
- 「忘れている」と決めつけない！
相手は意地悪で返信をしないわけではありません。単純に忙しい、メールが埋もれてしまった、など理由は様々。「あなたが忘れてますよ！」というスタンスではなく、**「もし見落としていたら…と思って念のため」**というスタフでいることが大切です。 - 目的は「協力」をお願いすること
催促は「攻撃」ではありません。プロジェクトを前に進めるための**「協力依頼」**です。「あなたの返信が、チームの次のステップに繋がるんです！」というポジティブなメッセージを伝えましょう。 - 件名で「要件」がわかるようにする
忙しい相手は、件名でメールの重要度を判断します。[Reminder] や Following up on… といった枕詞をつけることで、相手に親切なだけでなく、見落としも防げます。
この３つを頭の片隅に置くだけで、あなたのメールは「ただの催促」から「思いやりのあるリマインダー」に変わりますよ✨
【レベル別】今すぐ使える！スマートな催促メール例文3段階
それでは、お待たせしました！具体的な状況に合わせた3段階の例文を見ていきましょう。
レベル1：【初回はソフトに】さりげないリマインダー
これは最初の催促で使う、最も丁寧でソフトな表現です。相手が忙しくてうっかり忘れている…そんな状況を想定します。
✉️ ポイント
- あくまで「念のための確認」というスタンスを貫く。
- 「お時間のある時に」というニュアンスでプレッシャーを与えない。
件名案:
- Following up on our email about [件名]
- Quick check-in regarding [プロジェクト名]
例文:
Hi [相手の名前],
I hope this email finds you well.
This is just a gentle reminder about the email I sent last week regarding [件名]. I was wondering if you’ve had a chance to take a look at it.
There’s no rush, but I just wanted to make sure it didn’t get lost in your inbox.
Best regards,[自分の名前]
日本語訳:
[相手の名前]さん、
お元気でお過ごしのことと思います。
先週お送りした[件名]に関するメールについて、念のためのご連絡です。ご覧いただくお時間はありましたでしょうか？
急ぎではないのですが、メールが埋もれてしまっていないかと思い、確認させていただきました。
よろしくお願いいたします。[自分の名前]
レベル2：【少し具体的に】重要性を伝えるリマインダー
レベル1を送っても反応がない場合や、少し締め切りが近づいている場面で使います。なぜ返信が必要なのか、その理由を少しだけ加えるのがポイントです。
✉️ ポイント
- なぜあなたからの返信が必要なのか、具体的な理由や背景を簡潔に添える。
- 相手の状況を気遣う一文を入れると、丁寧さがグッと増します。
件名案:
- Reminder: Action required for [プロジェクト名]
- Following up on [件名] – Response needed
例文:
Hi [相手の名前],
I’m writing to follow up on my previous email about [件名].
We need your feedback on this by [日付] in order to move forward with the next stage of the project. Your input is very important for us.
I know you must be busy, but I would appreciate it if you could get back to me when you have a moment. Please let me know if you have any questions.
Thank you,[自分の名前]
日本語訳:
[相手の名前]さん、
[件名]の件で、再度ご連絡いたしました。
このプロジェクトを次の段階に進めるため、[日付]までにフィードバックをいただく必要がございます。あなたのご意見は我々にとって非常に重要です。
大変お忙しいとは存じますが、お時間のある時にお返事をいただけますと幸いです。ご不明な点がございましたら、お知らせください。
ありがとうございます。[自分の名前]
レベル3：【最終手段】明確な要求と期限の提示
締め切りが過ぎてしまった、プロジェクトに重大な遅延が出そう…そんな緊急事態に使う、丁寧さを保ちつつも強い意志を伝えるメールです。
✉️ ポイント
- **緊急性（Urgent）と具体的な期限（Deadline）**を明確に伝える。
- 相手がすぐに行動できるよう、関連資料を再添付する。
- これが最終通告であること、対応がない場合どうなるかを客観的に伝える。
件名案:
- [URGENT] Final Reminder: [件名]
- Immediate Action Required: [プロジェクト名] – Deadline [日付]
例文:
Hi [相手の名前],
I hope you are well.
This is a final reminder that your feedback on [件名] is now overdue. The deadline was [元の期限日].
To avoid any further delays to the project, we urgently need your response by the end of today, [今日の日付]. If we don’t hear from you by then, we will have to proceed with the information we currently have.
I have attached the document again for your convenience. Please let me know if there’s anything preventing you from completing this.
Best regards,[自分の名前]
日本語訳:
[相手の名前]さん、
お元気でお過ごしでしょうか。
[件名]に関するご意見の期限が過ぎておりますことを、最終的にお知らせいたします。期限は[元の期限日]でした。
プロジェクトのこれ以上の遅延を避けるため、本日[今日の日付]中に緊急にご返信いただく必要がございます。もし本日中にご連絡をいただけない場合、我々は現在ある情報のみでプロジェクトを進めざるを得ません。
ご確認いただきやすいよう、再度資料を添付いたしました。もし何か対応を妨げている要因がございましたら、お知らせください。
よろしくお願いいたします。[自分の名前]
まとめ：催促は「協力」を引き出すコミュニケーション術
いかがでしたか？
「催促メール」と聞くとネガティブなイメージがありますが、今回ご紹介した3段階のテクニックを使えば、相手に不快感を与えることなく、スムーズに仕事を進めることができます。
大切なのは、相手を責めるのではなく、状況を共有し、協力を依頼するというスタンスです。
このスマートな催促術を身につければ、あなたはもう大丈夫。相手との良好な関係を保ちながら、プロジェクトを力強く前進させられる「デキるビジネスパーソン」として、さらに信頼されること間違いなしです！
ぜひ、明日からのメールで試してみてくださいね。応援しています！
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